Das Gerät steht beim Kunden. Die Frist läuft bei euch.

Das Einzelgerät, nicht der Artikeltyp

Zwanzig Untersuchungsliegen desselben Typs sind für den Service zwanzig verschiedene Geräte. Entscheidend ist deshalb nicht der Artikel, sondern die Nummer.

Am Einzelgerät hängen Seriennummer, aktueller Standort, Kunde und die Vorgänge, die es schon durchlaufen hat. Die Einzelverfolgung über Seriennummer oder Barcode trägt diese Kette vom Ankauf über den Verkauf bis zum Service.

Verkauf, Vermietung und Service sind in Jobtura eigene Vorgangsarten und greifen auf dasselbe Gerät zu. Was ihr verkauft habt, betreut ihr danach im selben System und nicht in einem zweiten daneben.

Dokumente, technische Angaben und Bilder liegen am Gerät. Wer es öffnet, sieht, was zuletzt daran gemacht wurde.

Fristen, Gebiete, Termine

Prüfvorlagen halten Merkmale, Grenzwerte und das Intervall fest. Ein Gerät kann mehrere davon tragen, wenn unterschiedliche Kontrollen in unterschiedlichem Rhythmus anstehen.

Prüffristen werden überwacht, nicht erinnert. Fällige und überfällige Geräte stehen vor Fristablauf in der Übersicht, zusammen mit offenen Vorgängen und Wiedervorlagen.

Aus dem Gerätebestand entsteht damit die Arbeit der nächsten Wochen. Termine lassen sich Mitarbeitern, ganzen Teams oder regional zuständigen Benutzergruppen zuordnen, und sie lassen sich bidirektional mit Microsoft 365 beziehungsweise Outlook oder dem Google Kalender abgleichen. Der Techniker hat seinen nächsten Einsatz damit dort, wo er ohnehin hinschaut.

Was vor Ort geleistet wurde, wird je Termin mit Nachweis erfasst. Der Techniker bucht seine Zeit auf den Vorgang, nicht auf einen Stundenzettel.

Befund, Nachweis, Abrechnung

Nach der Prüfung entsteht ein Protokoll mit Ergebnis, Prüfer und Datum. Es kann vom Kunden unterschrieben und anschließend ausgegeben oder übermittelt werden, und ist eine Kennzeichnung vorgesehen, wird die Prüfplakette am Gerät angebracht. Der nächste Termin läuft da schon wieder im System.

Fällt eine Prüfung durch, lässt sich das Gerät sperren und ein Ersatzgerät stellen. Der Befund wird mit Defekt und Fehlerbeschreibung erfasst, benötigte Ersatzteile werden über das Bestellwesen beim Lieferanten beschafft und dem Vorgang beziehungsweise dem Gerät zugeordnet.

Die Abrechnung folgt dem, was vereinbart wurde. Am Vertrag hängen Budget, Preis, Stunden und Kosten, sodass Pauschale, laufende Abrechnung oder Abrechnung nach Einsatz nebeneinander bestehen können. Zusätzliche Arbeiten und Teile kommen separat dazu.

Danach läuft es kaufmännisch weiter wie bei jedem Vorgang: Rechnung, Zahlungseingang, offene Posten und bei Bedarf das Mahnwesen. Und am Gerät steht schon der nächste Termin.