Die Rechnung ist bezahlt. Und jetzt beginnt die Arbeit.

Nicht der Artikeltyp, das Einzelgerät

Zehn identische Maschinen sind kaufmännisch derselbe Artikel. Für den Service sind es zehn verschiedene Gegenstände. Die Bestandsführung unterscheidet deshalb zwischen Menge und Einzelgerät, und das Einzelgerät lässt sich über seinen gesamten Lebenslauf verfolgen.

Am Gerät hängen Seriennummer, Kunde, Standort, technische Angaben und Dokumente. Von der Auslieferung an entsteht Geschichte: Installation, Wartung, Prüfung, Bauteiltausch, Defekt, Reparatur. Jedes Ereignis bleibt dort, wo es hingehört.

Bewegungen zwischen Lager, Einsatz und Werkstatt bleiben nachvollziehbar. Wo ein Gerät gerade ist, muss niemand erfragen.

Damit muss nach Jahren niemand herausfinden, was damals eigentlich gemacht wurde. Die Information hängt am Gerät.

Was zu prüfen ist und wann

Grundlage ist eine Prüfvorlage. Sie legt fest, welche Merkmale zu prüfen sind, welche Werte zulässig sind und in welchem Abstand geprüft werden muss. Ein Gerät kann mehrere davon tragen, wenn unterschiedliche Kontrollen in unterschiedlichem Rhythmus anstehen.

Prüffristen werden überwacht, nicht erinnert. Fällige und überfällige Geräte werden vor Fristablauf ausgewiesen, zusammen mit offenen Vorgängen und Wiedervorlagen. Statt einer gepflegten Liste entsteht aus dem Gerätebestand die Arbeit der nächsten Wochen.

Bei laufleistungsabhängigen Geräten zählt nicht der Kalender, sondern die Laufleistung. Sie steht am Gerät und wird bei der Fälligkeit berücksichtigt.

Wer den Einsatz übernimmt, richtet sich nach Qualifikation und Verfügbarkeit. Termine lassen sich Mitarbeitern oder Benutzergruppen zuordnen, sodass sich Zuständigkeiten nach Gebiet abbilden lassen.

Befund, Nachweis und die Frage danach

Zu jeder durchgeführten Prüfung entsteht ein Protokoll mit Ergebnis, Prüfer und Datum. Es hängt am Gerät und bleibt dort als Nachweis, was geprüft wurde, mit welchem Ergebnis und durch wen.

Fällt eine Prüfung durch, lassen sich Fehlerbild und Lösungsweg festhalten. Das Gerät kann gesperrt werden, sodass es in keinem weiteren Auftrag als verfügbar erscheint, und ein Ersatzgerät tritt an seine Stelle. Benötigte Teile werden über das Bestellwesen beschafft und dem Vorgang zugeordnet.

Anschließend fließen die erbrachten Leistungen zurück in den kaufmännischen Vorgang. Material wurde verbraucht, Arbeitszeit ist angefallen. Abgerechnet wird als Pauschale oder nach tatsächlichem Aufwand, je nachdem, was mit dem Kunden vereinbart ist.

Bei eigenen Mietgeräten kennt Jobtura damit nicht nur die Umsätze eines Geräts, sondern auch seine Kosten: Einkauf, Wartungen, Reparaturen, Teile, Ausfallzeiten. Irgendwann lässt sich daraus die eigentliche Frage beantworten, nämlich ob es sich überhaupt noch lohnt, dieses Gerät zu behalten.