Der Bestand sagt, dass etwas da ist. Er sollte auch sagen, wo.

Menge und Exemplar sind zweierlei

Die Bestandsführung unterscheidet zwischen Mengenartikeln und einzeln geführten Geräten. Schrauben zählt niemand einzeln, ein Aggregat schon.

Zehn identische Geräte sind kaufmännisch derselbe Artikel und operativ zehn unterschiedliche Gegenstände. Eines ist neu, eines war zwanzigmal beim Kunden, eines liegt in Reparatur, eines ist nächste Woche zur Prüfung fällig, eines wurde gerade umgelagert.

Einzeln geführte Artikel tragen deshalb ihre Seriennummer, und die Einzelverfolgung läuft über Seriennummer oder Barcode. Ein Scan-Code lässt sich anlernen, danach findet der Scanner das Exemplar ohne Suche.

Bei Einzelgeräten gilt der Lagerplatz je Exemplar, bei Mengenartikeln die Menge je Platz.

Ort, Bewegung und mehrere Lager

Es lassen sich mehrere Lagerorte führen, und innerhalb eines Lagerorts sitzt der Artikel auf einem Lagerplatz mit eigener Nummer. Damit ist nicht nur bekannt, dass etwas vorhanden ist, sondern wo es liegen sollte.

Bestände entstehen aus Zugängen, Abgängen und Umlagerungen. Material wandert zwischen Standorten, Geräte liegen zeitweise auf einem Vorgang, andere stehen beim Kunden oder sind auf dem Rückweg. Aus einem Bestand wird damit eine Bewegungsgeschichte.

Die Warenannahme erfasst, was tatsächlich geliefert wurde. Bei Mengenartikeln erhöht sich der verfügbare Bestand, bei seriennummerngeführten Geräten wird zusätzlich festgehalten, welches Exemplar gekommen ist.

Kommissioniert wird Position für Position und per Barcode bestätigbar. Was das Lager verlässt, hängt am Vorgang, und die Rücknahme erfasst, was zurückkam.

Scannen, zählen, wiederfinden

Der Scan bringt die digitale Angabe mit der Wirklichkeit im Regal zusammen. Erfasst wird dort, wo es passiert, und nicht hinterher am Schreibtisch aus der Erinnerung.

RFID kann den Vorgang weiter beschleunigen. Wo ein Scanner einzelne Gegenstände bewusst erfasst, lassen sich damit je nach eingesetzter Technik größere Mengen gekennzeichneter Gegenstände schneller erkennen, etwa bei Ausgabe, Rücknahme oder Inventur.

Die Inventur läuft mit Zähllisten und Barcode-Erfassung gegen den Sollbestand. Differenzen werden sichtbar, falsch eingelagerte Artikel fallen auf, und der Wert des Lagers lässt sich zum Stichtag auswerten.

Am Ende beantwortet das Lager nicht nur, wie viel da ist. Es beantwortet, wo es liegt, welches Exemplar es ist und was zuletzt damit passiert ist.