Verkauft wird eine Bühne. Gepackt werden zweihundert Teile.

Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung

Ein Kunde ruft an und hat einen Bedarf. In Jobtura entsteht daraus ein Angebot, mit konkretem Equipment, mit Dienstleistungen oder als pauschal angebotene Produktion. Ob dabei schon geprüft werden soll, ob das angebotene Material überhaupt verfügbar ist, entscheidet ihr selbst.

Das fertige Angebot geht an den Kunden und lässt sich online unterschreiben. Wird daraus ein Auftrag, läuft es ohne Medienbruch weiter: aus dem Auftrag entsteht die Packliste, das Material wird kommissioniert, die tatsächlich ausgegebenen Geräte werden per Scan zugeordnet. Daraus folgen Lieferschein und Abrechnung.

Auch kaufmännisch bildet Jobtura den ganzen Vorgang ab, von der Anzahlung über Abschlags- und Teilrechnungen bis zur Schlussrechnung. Danach folgen Zahlungseingang und bei Bedarf das Mahnwesen. Anschließend gehen die Daten an die Finanzbuchhaltung.

Verkaufen, disponieren und die Produktion sicherstellen

In der Eventtechnik ist das, was der Kunde kauft, nicht zwangsläufig das, was später im Lager gepackt wird. Genau dort beginnt die eigentliche Disposition.

Ein Dry-Hire-Kunde bestellt einen bestimmten Projektor oder Lautsprechertyp. Bei einer kompletten Produktion wird dagegen zunächst nur das Ergebnis verkauft: eine Bühne, ein Beschallungskonzept, ein Veranstaltungspaket zum Pauschalpreis. Jobtura kann Verkaufs- und Dispositionssicht miteinander verbinden oder bewusst voneinander trennen.

Aus der verkauften Bühne entsteht in der Fachplanung der tatsächliche Bedarf: Traversen, Lautsprecher, Scheinwerfer, Kabel, Cases. Dann kommt die entscheidende Frage: Was davon haben wir im benötigten Zeitraum wirklich verfügbar? Der eigene Bestand wird gegen laufende und geplante Jobs geprüft. Fehlmengen werden sichtbar und lassen sich ersetzen, zumieten oder zukaufen.

Nach der Produktion läuft der Prozess rückwärts. Material wird zurückgescannt, Mengen und Geräte werden geprüft, Fehlendes und Beschädigtes fällt auf. Geräte lassen sich als defekt kennzeichnen und in die Prüfung geben.

Wenn aus Vermietung echte Produktionsplanung wird

Auf Vorgangsebene lassen sich Erlöse, Fremdkosten und eigene Kosten gegenüberstellen. Damit ist nicht nur sichtbar, welchen Umsatz eine Produktion bringt, sondern auch, was wirtschaftlich tatsächlich übrig bleibt.

Über Ablaufpläne lässt sich die Produktion zeitlich strukturieren: von der Ortsbegehung mehrere Wochen vor der Veranstaltung über Anlieferung, Aufbau und Proben bis zum minutengenauen Showablauf und dem anschließenden Abbau.

Auch Personal lässt sich bedarfsorientiert planen. Zunächst steht nicht die konkrete Person, sondern die benötigte Funktion: Tontechniker, Lichttechniker, Operator, Produktionsleiter oder Helfer. Anschließend wird geprüft, wer diesen Bedarf decken kann.

Dasselbe gilt für Transport und Logistik. Welche Fahrzeuge werden benötigt, welches Volumen und welche Tonnage müssen bewegt werden, passt das disponierte Material überhaupt in die vorgesehenen Fahrzeuge, und welche Mitarbeiter dürfen sie nach ihrer Führerscheinklasse fahren?