Der Kunde bestellt einen Stand. Ihr baut ihn halb aus dem Lager, halb in der Werkstatt.

Ein Projekt. Ein durchgängiger Ablauf.

Ein Messestand besteht am Ende aus Wänden, Boden, Möbeln, Licht und einer großen bedruckten Fläche. Dahinter steckt ein Projekt, bei dem viele Dinge exakt zur richtigen Zeit zusammenkommen müssen. Und wenn die Messe beginnt, muss alles stehen.

Verkauf, Vermietung, Herstellung und Anmietung laufen in Jobtura als getrennte Vorgangsarten, jede mit eigener Belegkette. Nur Dienstleistung und Ware stehen im selben Vorgang. Zusammengeführt wird im Projekt: Es fasst beliebig viele Vorgänge zusammen und zeigt sie in einer Baumansicht.

Dann plant ihr: Welche Artikel werden gebraucht, was liegt im eigenen Bestand, was muss angemietet oder eingekauft werden? Welche Monteure, welche Fahrzeuge, wann Aufbau, wann Abbau? Verschiebt sich das Projekt, wirkt das auf die enthaltenen Vorgänge, statt einzeln nachgezogen zu werden.

Ob Möbel, Displays, Traversen oder Beleuchtung schon für einen anderen Stand verplant sind, zeigt der Balkenplan über Vorgänge und Positionen. Ampeln melden einen Engpass beim Erfassen, nicht erst beim Packen.

Standardmaterial trifft Sonderbau

Genau hier unterscheidet sich der Messebau von der klassischen Veranstaltungstechnik. Ein Teil des Standes kommt immer wieder aus dem Lager. Ein anderer Teil entsteht speziell für dieses eine Projekt.

Für individuelle Wände, Theken, Podeste oder Verkleidungen legt ihr einen Herstellungsvorgang an, mit eigenen Belegen vom Angebot über die Auftragsbestätigung bis zum Lieferschein. Material, das dabei aufgebraucht wird, hängt als Verbrauchsartikel daran.

Gleichzeitig entstehen Grafiken und Prints. Banner, Folien, Stoffdrucke und Beschriftungen gehören genauso zum Projekt wie die Unterkonstruktion darunter. Was intern gebaut und was außer Haus bestellt wird, hängt am selben Projekt.

Unterlagen zum Stand liegen am Vorgang, nicht in einem Ordner daneben. Über Pflichtdokumente fällt vor dem nächsten Schritt auf, wenn etwas fehlt.

Lager, Logistik und die Frage, ob es sich rechnet

Über Packlisten bereitet ihr vor, was auf welches Fahrzeug und zu welchem Stand gehört. Positionen werden Transporten zugeordnet, Transporte zu Touren gebündelt. Was niemand verplant hat, wird gesondert ausgewiesen, damit nichts stehen bleibt.

Nach der Messe läuft der Weg zurück ins Lager. Beschädigtes und Verspätetes wird festgehalten und lässt sich weiterberechnen, statt still verloren zu gehen. Für einzeln geführte Geräte bleibt nachvollziehbar, welches Exemplar bei welchem Kunden war.

Monteure, Schreiner, Projektleiter und Fahrer müssen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. In die Besetzung fließen Qualifikationen, Verfügbarkeit und genehmigte Abwesenheiten ein. Bei den Fahrzeugen zählen Kapazität und die hinterlegte Führerscheinangabe.

Am Ende stehen Einkauf, Anmietung, Personal und Fahrzeuge den vereinbarten Verkaufs-, Miet- und Dienstleistungspositionen gegenüber. Was der Stand gebracht hat, liest du ab, statt es nach der Messe zusammenzusuchen.