Das Essen ist der kleinste Teil. Der Rest ist Planung.

Ein Angebot, das sich ändern darf

Am Anfang steht selten fest, wie die Veranstaltung aussieht. Wie viele Gäste, Buffet oder Menü, welches Getränkekonzept, wie viel Service, und was davon übernehmt ihr überhaupt.

Daraus entsteht ein Angebot, in dem Speisen, Getränke, Personal, Logistik und Material gemeinsam kalkuliert werden. Dienstleistung und Ware dürfen dabei im selben Vorgang stehen, nach Zeit oder als Pauschale bewertet.

Ändern sich die Vorstellungen, wird das Angebot nicht überschrieben. Es läuft in einer neuen Fassung weiter, und der bisherige Stand bleibt als Revision erhalten. Aus dem ersten Entwurf wird so eine vierte, ohne dass jemand die dritte sucht.

Vor der Zusage zeigt die Margenkalkulation den Rohertrag zum angesetzten Preis. Ob das Konzept trägt, entscheidet ihr vorher.

Aus dem Auftrag wird ein Tagesablauf

Mit dem Auftrag steht nicht nur fest, was verkauft wurde, sondern was passieren muss. Aus ihm entsteht die Packliste beziehungsweise das Function, euer zentraler Ablaufplan: wann Material vorbereitet wird, wann die Produktion beginnt, wann Fahrzeuge beladen werden, wann angeliefert wird und zu welcher Uhrzeit Aufbau, Empfang, Essen, Service und Abbau stattfinden.

Köche, Servicekräfte, Fahrer und Veranstaltungsleitung werden dazu disponiert. Qualifikationen und Verfügbarkeit steuern die Besetzung, genehmigte Abwesenheiten wirken sofort darauf, und der Balkenplan zeigt Überschneidungen zwischen zwei Veranstaltungen am selben Wochenende.

Lohnarten decken Stundenlohn, Pauschale, Zuschlag und Sachbezug ab. Was ein Einsatz am Sonntagabend kostet, muss niemand von Hand nachrechnen.

Geschirr, Gläser, Kühlung, Stehtische und Buffetstationen sind Artikel mit Verfügbarkeit je Tag. Reicht der eigene Bestand nicht, holt ihr die fehlenden Mengen über Sub-Rentals beziehungsweise Anmietungen bei euren Lieferanten dazu, und sie hängen am selben Auftrag. Dasselbe gilt für das Drumherum: Mobiliar, Dekoration, ein DJ oder eine Band sind Fremdleistungen und stehen mit in der Kalkulation, sodass sichtbar bleibt, was aus dem eigenen Haus kommt und was ihr einkauft.

Kassieren, zurücknehmen, nachrechnen

Größere Veranstaltungen werden selten erst nach dem letzten Teller bezahlt. Eine Anzahlung lässt sich vorab verbuchen und in eine Anzahlungsrechnung wandeln, danach folgen Teil- und Sammelrechnungen, zum Abschluss die Schlussrechnung.

Nach dem Event wird zurückgenommen, was zurückkommt. Verbrauchtes bleibt beim Kunden, Mietgut steht wieder auf dem Hof, Fehlendes bleibt offen. Teillieferung, Stornierung und Rücknahme wirken dabei auf Bestand und Rechnung.

Schon bei der Angebotserstellung entsteht die Vorkalkulation: den Verkaufspreisen stehen Wareneinsatz, Personal, Fahrzeuge, Fremdleistungen und angemietetes Equipment gegenüber. Nach der Durchführung stellt ihr die tatsächlichen Werte daneben, und aus der Vorkalkulation wird die Nachkalkulation. Wie viele Personalstunden habt ihr wirklich gebraucht, was musstet ihr zusätzlich einkaufen, wo lag der Aufwand höher als geplant.

Aus dem Gefühl, dass es gut lief, wird damit eine Antwort auf die Frage, die beim nächsten Angebot zählt: was habt ihr an diesem Event tatsächlich verdient.