Der Termin vor Ort ist der Anfang. Nicht der Zettel danach.

Der Vorgang beginnt vor dem Angebot

Eine Anfrage, ein Telefonat, ein Termin auf der Baustelle: daraus entsteht ein Vorgang mit Kunde, Ansprechpartner und Terminen. Was besprochen wurde, steht als Notiz daran und nicht im persönlichen Postfach eines Kollegen.

Was ein Betrieb zusätzlich festhalten will, lässt sich als freies Merkmal am Kunden oder am Vorgang ergänzen. Damit passt die Erfassung zum eigenen Gewerk, ohne dass daneben eine zweite Liste entsteht.

Pflichtdokumente legen fest, welche Unterlagen zu einem Sachverhalt vorliegen müssen. Fehlt eine davon, wird das ausgewiesen, bevor der Auftrag weiterläuft.

Rechnen, beschaffen, einplanen

Vor dem Angebot steht die Rechnung für euch selbst. Die Marge trägt die Kalkulation, der Rohertrag liegt damit schon vor der Zusage offen. Ob der Preis trägt, entscheidet ihr vorher und nicht hinterher.

Ändert sich der Umfang, führt ihr das Angebot in einer neuen Fassung fort. Der bisherige Beleg bleibt im damaligen Stand erhalten, die Revision bleibt am Vorgang nachvollziehbar.

Aus dem Bedarf werden Bestellungen. An jedem Artikel hängen mehrere Bezugsquellen, jeweils mit Einkaufspreis, Mindestabnahme und Lieferzeit; welche davon greift, schlägt Jobtura beim Einkauf vor. Geliefert wird in den Betrieb oder als Baustellenbestellung an den Einsatzort.

Die Disposition zeigt, ob Ware, Gerät und Personal zum Termin frei sind. Ein Balkenplan macht Überschneidungen sichtbar, Termine lassen sich direkt darin verschieben, und genehmigte Abwesenheiten wirken sofort auf die Besetzung.

Während der Arbeit und danach

Zeiten werden erfasst oder aus geplanten Einsätzen übernommen. Dienstleistung ist eine eigene Positionsart und wird nach Zeit oder als Pauschale angesetzt, gemischt mit Ware im selben Vorgang.

Werkzeuge, Fahrzeuge, Räume und Flächen werden wie Artikel disponiert und erscheinen in der Verfügbarkeitsübersicht. Doppelbelegungen fallen auf, bevor zwei Kolonnen denselben Anhänger einplanen.

Auf der Geldseite geht es am selben Vorgang weiter: eine Anzahlung lässt sich vorab verbuchen, Teilrechnungen kommen dazu, zum Abschluss folgt die Schlussrechnung. Offene Posten und das Mahnwesen hängen daran, sodass ihr bei großen Aufträgen nicht monatelang in Vorleistung geht.

Ein Projekt fasst mehrere Vorgänge zusammen und führt Kosten, Erlöse und Termine darüber zusammen. Ob der Auftrag sich gelohnt hat, lest ihr dort ab.