Ein Kunde ruft an. Alles Weitere hängt an einem Vorgang.

Erst die Stammdaten, dann geht es schnell

Im Zentrum stehen Kunden, Lieferanten und Artikel. Ansprechpartner, Adressen, Konditionen, Preise und Dokumente liegen dort, wo sie gebraucht werden. Jede Person wird einmal angelegt und überall benutzt, statt in Tabellen, Postfächern und Ordnern verteilt zu liegen.

Am Artikel hängen mehrere Bezugsquellen mit Einkaufspreis, Mindestabnahme und Lieferzeit. Das beschleunigt die Beschaffung und macht den Preisvergleich zu einem Blick statt zu einer Recherche.

Konditionen lassen sich je Kunde, Kundengruppe, Artikel und Artikelgruppe hinterlegen. Sie greifen im Angebot, ohne dass jemand die Absprache im Kopf haben muss.

Freie Merkmale ergänzen, was euer Betrieb zusätzlich festhalten will, ohne dass dafür programmiert wird.

Der Vorgang ist das Arbeitsdokument

Kommt eine Anfrage herein, entsteht daraus ein Angebot: Positionen, Mengen, Preise, eigene Vor- und Nachtexte. Wird es angenommen, wird per Umwandlung der Auftrag daraus, und der Bezug bleibt erhalten. Nichts geht beim Übergang verloren, und es arbeiten alle am selben Stand, auch wenn mehrere gleichzeitig daran sitzen.

Ändert sich der Umfang, läuft das Angebot in einer neuen Fassung weiter. Der bisherige Stand bleibt als Revision am Vorgang erhalten.

Ampeln zeigen je Position und je Vorgang, ob Verfügbarkeit und Beschaffung stimmen. Fehlt etwas, entsteht daraus ein Bestellvorschlag an den Lieferanten statt einer Rückfrage im Lager.

Nach der Warenannahme wird kommissioniert, Position für Position und per Barcode bestätigbar. Aus dem Auftrag entsteht der Lieferschein, und Teillieferungen, Stornierungen und Rücknahmen wirken auf Bestand und Rechnung.

Und dann wird der Vorgang tiefer

Auf der Geldseite geht es am selben Vorgang weiter. Rechnungen entstehen ganz, in Teilen oder gesammelt, eine Anzahlung lässt sich vorab verbuchen und in eine Anzahlungsrechnung wandeln, am Ende steht die Schlussrechnung. Zahlungseingänge und offene Posten hängen daran, bei Bedarf das Mahnwesen.

Das klingt zunächst nach klassischer Warenwirtschaft, und genau das soll es an dieser Stelle sein. Bevor eine Software außergewöhnliche Dinge kann, muss sie das tägliche Geschäft zuverlässig beherrschen.

Der Unterschied zeigt sich, sobald euer Betrieb komplexer wird. Vielleicht wird der Artikel nicht nur verkauft, sondern beim Kunden eingebaut. Vielleicht muss ein Techniker eingeplant werden. Vielleicht wird vermietet statt verkauft, individuell hergestellt, regelmäßig gewartet. Vielleicht braucht es Fahrer, Fahrzeug und Tour.

Dann muss der ursprüngliche Auftrag nicht in ein anderes System wandern. Er wird einfach tiefer: aus einem normalen Auftrag wird ein Projekt, ein Mietvorgang, eine Herstellung, ein Serviceeinsatz oder eine Tour. Kunden, Artikel, Einkauf, Angebot, Auftrag, Lager, Lieferung, Rechnung. Nur eben so aufgebaut, dass es dabei nicht bleiben muss.